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Das für den Sterbefall zuständige Bezirksgericht übermittelt dem nach der Verteilungsordnung ermittelten Notar (auch Gerichtskommissär) eine Sterbemitteilung. Der Notar erhebt nun (bei einem Bestattungsunternehmen, an der Sterbeadresse oder durch Befassung der Gemeinde) Angehörige und schickt dann (zumeist an den Besteller des Begräbnisses) eine Einladung zur Todesfallaufnahme. Diese ergeht an Personen, die über die persönlichen und vermögensrechtlichen Verhältnisse des Verstorbenen Bescheid wissen könnten. Bei dem Termin werden diese Verhältnisse anhand eines Fragenkatalogs festgehalten und es wird geklärt, welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind.
Es ist nicht erforderlich, dass alle erbberechtigten Personen zur Errichtung der Todesfallaufnahme kommen. Oft erfährt der Gerichtskommissär erst im Rahmen der Todesfallaufnahme, wer Partei des Verlassenschaftsverfahrens ist.
Zur Todesfallaufnahme sollten, soweit vorhanden, folgende Unterlagen mitgebracht werden:
Zum besseren Verständnis und zur leichteren Lesbarkeit gilt in diesem Text bei allen personenbezogenen Bezeichnungen die gewählte Form für alle Geschlechtsidentitäten.
Geburt
Heirat
Pflege
Todesfall
Umzug